Учет расходов на ГСМ: как оформлять документы при использовании личного транспорта работника в служебных целях?

Добрый вечер, уважаемые профессионалы.
ООО на ОСН. Прошу извинить, если дублирую тему, но ответа на вопрос не нашла. 
На балансе автомобиля нет и договора аренды авто тоже нет . Ген. директор использует личный автомобиль для служебных целей: встречи с клиентами, поездки к поставщику. Принес чеки на бензин и просит компенсировать ему расходы. Подскажите, как документально оформить данную операцию. Достаточно ли авансового отчета ? или необходимы путевые листы на каждый чек ? И вообще имеем ли мы право принимать к расходу такого рода операции? И полагаю, что необходимо прописать в трудовом договоре, что работа разъездного характера.